Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Grundlegende Angaben gem. Art. 13/14 DS-GVO

1.1 NAME UND ANSCHRIFT DES VERANTWORTLICHEN

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler
Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist
die:
Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG
Bismarckstr. 18 – 26
42659 Solingen
Telefon: +49 (0)212 / 24 222 – 0
Telefax: +49 (0)212 / 24 222 – 99
E-Mail: info(at)hartkopf.de

1.2. NAME DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Jens Maleikat
Bohnen IT GmbH
Hastener Strasse 2
42349 Wuppertal
Tel.: +49 (202) 24755 – 0
E-Mail: datenschutz(at)bohnen.it
Website: www.bohnen.it

1.3. AUFSICHTSBEHÖRDE

Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die Bohnen
IT nicht rechtmäßig erfolgt, können Sie sich mit Ihrer Beschwerde an jede Datenschutz-
Aufsichtsbehörde wenden. Die gem. Art. 55 DS-GVO zuständige Aufsichtsbehörde ist die
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de

1.4. IHRE RECHTE

Nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften haben Sie als Betroffener das Recht, jederzeit
unentgeltlich Auskunft über Ihre, bei der Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG gespeicherten Daten zu
erhalten.
Darüber hinaus können Sie Ihre Rechte auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der
Verarbeitung oder das Recht auf Widerspruch (s. unten Abschnitt 4 jederzeit gegenüber der Gebr.
Hartkopf GmbH & Co. KG geltend machen. Dies gilt auch für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Sollten Sie uns Ihre personenbezogenen Daten auf Basis einer Einwilligung zur Verfügung gestellt
haben, könnten Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

2.0 Allgemeines zur Datenverarbeitung

2.1 INTERNETAUFTRIT

2.1.1 VERARBEITUNG VON KOMMUNIKATIONSDATEN

Bei jedem Zugriff eines Nutzers auf eine Seite aus dem Angebot der Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG
und bei jedem Abruf einer Datei werden Zugriffsdaten über diesen Vorgang in einer Protokolldatei
auf unserem Server gespeichert.
Jeder Datensatz besteht aus:
der Seite, von der aus die Datei angefordert wurde (sog. Referrer-URL)
dem Namen der Datei
dem Datum und Uhrzeit der Anforderung (sog. „time stamp“)
der übertragenen Datenmenge
dem Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.)
einer Beschreibung des Typs des verwendeten Internetbetrachtungsprogramms (z.B. Mozilla Firefox,
Google Chrome oder Microsoft Internetexplorer, Apple Safari, Opera etc.)
IP-Adressen speichern wir über einen Zeitraum von einer Woche in Server-Logfiles. Die Speicherung
erfolgt aus Gründen der Datensicherheit, um die Stabilität und die Betriebssicherheit unseres
Internetauftritts zu gewährleisten. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO.
nicht an Dritte weitergegeben. Auch eine Verknüpfung mit oben genannten Kommunikationsdaten
findet nicht statt.

2.1.2 COOKIES

Was sind Cookies und wie setzen wir sie ein?
Cookies sind kleine Textdateien, die zusammen mit den eigentlich angeforderten Daten aus dem
Internet an Ihren Computer übermittelt werden. Dort werden diese Daten gespeichert und für einen
späteren Abruf bereitgehalten.
Wir setzen in einigen Bereichen Cookies ein.

Insbesondere zur Navigation werden Cookies benötigt. Auch werden zur Nutzung unseres
Consenstools Cookies der Firma Borlabs verwendet

Gültigkeit von Cookies
Die Gültigkeit funktionaler Cookies ist auf die Dauer Ihres Besuches auf unserer Webseite beschränkt
(= sog. Session-Cookies). D.h. sie werden beim Beenden des Browsers automatisch gelöscht. Eine
Verknüpfung mit personenbezogenen Daten findet nicht statt und es lassen sich keine Rückschlüsse
auf die Aktivitäten eines Benutzers ziehen.
Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das
Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie
benachrichtigt, sobald Cookies gesetzt werden.

Cookie Einstellungen ändern

2.1.3 EMPFÄNGER VON DATEN

Wir geben Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn Sie haben hierzu eingewilligt.
Für das Hosting und die Wartung unserer Webseite und den Versand unseres Newsletters sind wir
jedoch auf den Einsatz von Dienstleistern angewiesen, die wir über eine Auftragsverarbeitung auf die
Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verpflichten.

2.2.1 Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische
Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in
der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:
Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:
(1) Die IP-Adresse des Nutzers
(2) Datum und Uhrzeit der Registrierung
Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absende Vorgangs Ihre Einwilligung eingeholt
und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall
werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden
ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

2.2.2 RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6
Abs. 1 lit. a DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail
übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines
Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

2.2.3 ZWECK DER DATENVERARBEITUNG

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der E-Mail dient uns allein zur Bearbeitung der
Kontaktaufnahme.

2.2.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr
erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars
und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige
Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den
Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

2.2.5 MÖGLICHKEIT DES WIDERSPRUCHS UND DER BESEITIGUNG

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen
Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung
seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die
Konversation nicht fortgeführt werden.
Bitte senden Sie uns in diesem Fall eine formlose E-Mail an info(at)hartkopf.de.
Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in
diesem Fall gelöscht.

2.3.0 Google Maps

Diese Seite nutzt über eine API den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Inc., 1600
Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Zur Nutzung der Funktionen von Google
Maps ist es notwendig, Ihre IP Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an
einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Anbieter dieser Seite hat
keinen Einfluss auf diese Datenübertragung. Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten
finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.

2.3.1 ZWECK DER VERARBEITUNG

Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-
Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte.

2.3.2 RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und ist Ihre Einwilligung gemäß Art.
6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

2.3.3 SPEICHERUNG DER DATEN

Auf die Speicherung, Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Google haben wir keinen Einfluss.

2.3.4 MÖGLICHKEIT DES WIDERSPRUCHS UND DER BESEITIGUNG

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen
Daten zu widerrufen, indem er in Consens Tool die Einstellungen anpasst. Im Folgenden werden
keine Daten mehr durch Google erfasst.
Bitte senden Sie uns in diesem Fall eine formlose E-Mail an info(at)hartkopf.de.
Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in
diesem Fall gelöscht..

3.0 KUNDENBERATUNG UND -BETREUUNG

3.1.1 ZWECK DER VERARBEITUNG

Die Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG erhebt Ihre Daten zum Zweck der Vertragsdurchführung, zur
Erfüllung ihrer vertraglichen und vorvertraglichen Pflichten sowie zur Direktwerbung.
Die Datenerhebung und Datenverarbeitung ist für die Durchführung einer vertragsbasierten
Geschäftsbeziehung erforderlich
Zur Anbahnung und Pflege einer Geschäftsbeziehung und zum Zwecke der Werbung, erheben wir
folgende Informationen:
Anrede, Vorname, Nachname, eine gültige E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer (Festnetz
und/oder Mobilfunk).
Die Erhebung dieser Daten erfolgt, um Sie als unseren Kunden identifizieren zu können; um Sie
angemessen beraten und informieren zu können; zur Korrespondenz mit Ihnen; zur Abwicklung von
Aufträgen; zur Rechnungsstellung; zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Garantie und
Gewährleistungsansprüchen; zur Koordination von Instandsetzungsmaßnahmen; zur
Produktinformation sowie zur Information über Veranstaltungen.

3.1.2 RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG

Die Datenverarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die
beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen und für die angemessene Bearbeitung der
Geschäftsbeziehung sowie zum Zwecke gemäß Art. 6 Abs.1 lit f

3.1.3 SPEICHERUNG DER DATEN

Die für die Pflege der Geschäftsbeziehung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis
zum Erliegen/Kündigen der Geschäftsbeziehung aufbewahrt und danach gelöscht, es sei denn, dass
wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen
Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren
Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1
S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

3.1.4 WIDERSPRUCHSRECHT

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs.
1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch
gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen,
die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an
info(at)hartkopf.de

4.0 Lieferanten und strategische Partner

4.1.1 ZWECK DER VERARBEITUNG

Die Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG erhebt Ihre Daten zum Zweck der Vertragsdurchführung, zur
Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten sowie zum Zwecke einer strategischen Lieferantenbeziehung.
Die Datenerhebung und Datenverarbeitung ist für die Durchführung einer Vertrags und Interessen
basierten Geschäftsbeziehung erforderlich
Zur Pflege der Geschäftsbeziehung, erheben wir folgende Informationen:
Anrede, Vorname, Nachname, eine gültige E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer (Festnetz
und/oder Mobilfunk).
Die Erhebung dieser Daten erfolgt, um mit Ihnen in Kontakt treten zu können; zur Korrespondenz mit
Ihnen; zur Abwicklung von Aufträgen zur Rechnungsstellung; zur Abwicklung von evtl. vorliegenden
Garantie und Gewährleistungsansprüchen, zur Koordination von technischen Maßnahmen, zur
Produktinformation sowie zur Information über Veranstaltungen

4.1.2 RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG

Die Datenverarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die
beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen und für die angemessene Bearbeitung der
Geschäftsbeziehung sowie zum Zwecke gemäß Art. 6 Abs.1 lit f

4.1.3 SPEICHERUNG DER DATEN

Die für die Pflege der Geschäftsbeziehung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis
zum Erliegen/Kündigen der Geschäftsbeziehung aufbewahrt und danach gelöscht, es sei denn, dass
wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen
Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren
Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1
S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

4.1.4 WIDERSPRUCHSRECHT

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs.
1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch
gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen,
die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an eMail:
info(at)hartkopf.de

5.0 VIRTUELLE SITZUNGEN (VIDEOKONFERENZEN)

Die Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG richtet zur Virtualisierung von Besprechungen Web-Konferenzen
aus, bei denen die Sprache der Teilnehmer*Innen per Mikrofon und ggf. auch ihr Bild per Webcam an
alle anderen Teilnehmer*Innen übertragen werden (nachfolgend kurz: „Videokonferenzen“).
Die Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG bedient sich hierbei Dienstleistern, die der Gebr. Hartkopf GmbH
& Co. KG ihre Software und ggf. Ihre Technologie zur Verfügung stellen (fortan:
Videokonferenzsysteme). Mit diesen Dienstleistern hat die Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG eine
Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO vereinbart.

5.1.1 Verarbeitung von Daten im Rahmen von Videokonferenzen durch die Gebr. Hartkopf GmbH &
Co. KG

Zur Nutzung von „Videokonferenzen“ müssen wir verschiedene Datenarten verarbeiten. Das
Gesamtvolumen der verarbeiteten Daten im Rahmen von Videokonferenzen ist abhängig von dem
Funktionsumfang des vom Videokonferenzdienstleister bereitgestellten Videokonferenzsystem,
welche Datenangaben der jeweilige Nutzer vor, während und nach einer Teilnahme an einer
„Videokonferenz“ macht.
Nachfolgende personenbezogene Daten können grundsätzlich Gegenstand der Verarbeitung zur
Durchführung Videokonferenz sein:
Angaben zum Benutzer selbst: z. B. Anzeigename („Display name“), Onlinestatus (optional),
Statusmeldungen, Profilbild (optional), ggf. E-Mail-Adresse, bevorzugte Sprache.
Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Dauer, Meeting-ID, ggf. Telefonnummer und der Ort.
Text-, Audio-, Video sowie weitere Multimediadaten: Für die Anzeige von Videosignalen sowie die
Wiedergabe von Audiosignalen sowie Multimediadateien, werden während der Dauer des Meetings
Daten vom Mikrofon, einer Webcam/Videokamera oder einer Bildschirmanzeige Ihres Endgeräts
(mittels Bildschirme-/Inhalte-Teilen-funktion) verarbeitet. Letzteres ist bspw. dann notwendig, wenn
sie eine Bildschirmpräsentation halten müssen. Eine Datenübertragung von Kamera und Mikrofon
können zu jederzeit und von jedem Nutzer selbstständig an- und abgeschaltet werden. Die
Bildschirme-/Inhalte-Teilen-Funktion muss aktiv vom Nutzer betätigt werden und kann auch jederzeit
wieder beendet werden.
In einer Videokonferenz haben Sie zudem die Möglichkeit parallel, die Chatfunktion der eingesetzten
Videokonferenzplattform zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben, das
Teilen von Links oder Inhalten, soziale Interaktionen (wie bspw.: Emoticons, Piktogramme, Like-
Button bei Kommentaren oder das Versenden von sogenannten GIFs – Graphics Interchange Format)
verarbeitet, um diese in „Videokonferenzen“ den Teilnehmern anzuzeigen.
Diese Tastatureingaben (fortan: "Chats") werden gespeichert um wertvolle Informationen wie bspw.
URL zu hilfreichen Dokumenten, Tätigkeitsberichten der Aufsichtsbehörden, Dienstleistern ect. im
Nachgang zur Veranstaltung allen Teilnehmenden per E-Mail übersenden zu können.

5.1.2 RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG

Die Rechtsgrundlage unterscheidet sich, je nachdem, ob Kunden/Lieferanten, Interessenten oder
Beschäftigte der Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG an der von der Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG
ausgerichteten Videokonferenz teilnehmen:
Sofern Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG- Geschäftspartner an den Sitzungen teilnehmen, ist die
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, da die Verarbeitung der
personenbezogenen Geschäftspartnerdaten „zur Erfüllung von Verträgen“ mit der Gebr. Hartkopf
GmbH & Co. KG erfolgt.
Werden personenbezogene Daten von Beschäftigten der Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG verarbeitet,
dann bildet § 26 BDSG iVm. Art. 88 DS-GVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zur
Begründung, Durchführung (betriebliche Organisation) und Beendigung des
Beschäftigungsverhältnisses.
Für sonstige Videokonferenzen und wenn gegenüber Teilnehmern keine (arbeits-)vertraglichen
Beziehungen bestehen, dann basiert unsere Durchführung von Videokonferenzen auf der
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Auch hier besteht unser berechtigtes Interesse an der
effektiven Durchführung von „Videokonferenzen“ gegenüber Dritten, Kunden und Lieferanten und
Interessenten.

5.1.3 SPEICHERUNG DER DATEN

Eine Aufzeichnung von „Videokonferenzen“ der Bild- und/oder Ton-Datenströme findet generell
nicht statt. Sollte ausnahmshalber – was derzeit nicht angedacht ist – eine Aufzeichnung geplant
werden, dann wird die Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG dies im Vorfeld transparent mitteilen und –
soweit erforderlich – die Zustimmung aller Teilnehmenden einholen.
Die Inhalte der Chats werden bei der Nutzung vom jeweiligen Dienstleister der
Videokonferenzplattform (Microsoft Teams) in sog. Chatprotokollen protokolliert. In Chats
freigegebene Dateien der Nutzer werden im OneDrive for Business-Konto des Benutzers gespeichert,
der die Datei freigegeben hat. Dateien, die Teammitglieder in einem Kanal freigeben, werden auf der
SharePoint-Website des jeweiligen Teams gespeichert.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

5.1.4 EMPFÄNGER DER DATEN

Personenbezogene Daten, welche im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Videokonferenzen“
verarbeitet werden, werden grundsätzlich ausschließlich an unsere Auftragsverarbeiter, also die
Dienstleister, die uns bei der Durchführung der Videokonferenzen unterstützen, weitergegeben.
Eine Weitergabe an Dritte findet abgesehen davon nur statt, sofern die Gebr. Hartkopf GmbH & Co.
KG gesetzlich dazu verpflichtet ist (z.B. durch richterlichen Beschluss), oder die Betroffenen
ausdrücklich in die Weitergabe ihrer Daten eingewilligt haben.

5.1.5 DATENVERARBEITUNG AUSSERHALB DER EUROPÄISCHEN UNION

Im Rahmen unserer Möglichkeiten hat die Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG die Speicherorte auf

Rechenzentren in Deutschland bzw. innerhalb der Europäischen Union beschränkt. Daher erfolgt die
Datenverarbeitung grundsätzlich nicht außerhalb der Europäischen Union (EU).

5.2.0
Da wir die Videokonferenzsoftware „Microsoft Teams“ einsetzen, beachten Sie bitte darüber
hinaus auch die nachfolgenden Hinweise:

Hinweis: Beim Aufruf der Internetseite von „Microsoft Teams“, ist „Microsoft“ für die
Datenverarbeitung verantwortlich. Der Aufruf dieser Webseite (https://teams.microsoft.com/) ist
lediglich für den Download der notwendigen Software erforderlich, wenn eine Nutzung nicht direkt
und ohne einen Download über einen Internetbrowser erfolgen soll/kann.
Das hilfreiche Schnellstarthandbuch für neue Nutzer von „MS-Teams“ können Sie unter folgendem
Link herunterladen: https://www.microsoft.com/de-de/berlin/files/Teams-Schnellstarthandbuch.pdf.
Ein umfangreiches Videotutorial stellt Microsoft unter folgendem Link zur Verfügung:
https://cloudblogs.microsoft.com/industry-blog/de-de/uncategorized/2020/05/14/microsoft-teams-
video-tutorials-nutzliche-tipps-und-tricks/.
Wir empfehlen Ihnen sich vor einer anstehenden Videokonferenz zeitnah mit der Software
auseinanderzusetzen, um technische Verzögerungen in den Sitzungen zu minimieren.

„Microsoft Teams“ ist eine Dienstleistung der Microsoft Corporation:
Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, WA 98052-6399
USA
(https://teams.microsoft.com/)

5.2.2 Notwendige Einwilligung in die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen gegenüber
„Microsoft“ und „Microsoft Teams“

Die Verwendung von MS-Teams unterliegt generell den Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen
von „Microsoft“, worauf die Felix Solingen GmbH selbst keinen Einfluss hat. Zur Nutzung von MS-
Teams müssen sie zwingend die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von „Microsoft“
akzeptieren, anderenfalls können Sie MS-Teams nicht nutzen.
Datenschutzbestimmungen: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/microsoft-
teams/download-app sowie https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Nutzungsbestimmungen: https://www.microsoft.com/de-de/servicesagreement/

Weitere Empfänger: Die Microsoft Corporation als Anbieter von MS-Teams erhält Kenntnis von den
oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit MS-
Teams vorgesehen ist. Über die mit MS-Teams abgeschlossene Auftragsverarbeitung, auf der Basis
von EU-Standardvertragsklauseln, verpflichten wir Microsoft zur Einhaltung der gesetzlichen
Vorgaben des geltenden Datenschutzrechts. Eine aktuell gültige Fassung kann unter folgendem Link eingesehen werden:
https://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?DocumentId=18030.

5.2.3 Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Wir haben unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt, daher
erfolgt eine Datenverarbeitung grundsätzlich nicht außerhalb der Europäischen Union (EU). Ein
Routing oder eine Speicherung auf Servern außerhalb der Europäischen Union beim
Auftragsverarbeiter Microsoft können wir aber technisch nicht gänzlich ausschließen. Ein sicheren
Datenschutzniveau wird durch den Abschluss von Abschluss von ergänzten EU-
Standarddatenschutzklauseln und technisch-organisatorischer Maßnahmen gewährleistet. Unter
anderem, dadurch dass Daten während des Transports über das Internet transportverschlüsselt sind
und vor einer Offenlegung gegenüber Dritter generell geschützt sind. Im Hinblick auf
personenbezogene Daten, die durch Microsoft in den USA und Europa gespeichert werden und ggf.
behördlichen Auskunftsersuchen von Behörden in den USA unterliegen können, garantiert Microsoft
in einer Stellungnahme vom 20. Juli 2020, dass solche Verfügungen vor Gericht angefochten werden,
mit denen der Zugang zu personenbezogenen Daten möglich wäre. Darüber hinaus hat Microsoft im
Rahmen eines rechtlichen Vergleichs das Recht erworben, transparente Berichte über die Anzahl der
an Microsoft gerichteten amerikanischen Anweisungen zur nationalen Sicherheit offen zu legen, des
Weiteren wurden neue Richtlinien innerhalb der US-Regierung eingeführt, welche die Verwendung
von Geheimhaltungsanweisungen eingeschränkt haben (Vgl. https://news.microsoft.com/de-
de/stellungnahme-zum-urteil-des-eugh-was-wir-unseren-kunden-zum-grenzueberschreitenden-
datentransfer-bestaetigen-koennen/). Das Datenschutzniveau wird gemessen an den
voraussichtlichen Inhalten der Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG-Videokonferenzen, die in der Regel
abseits der Namen der an der Videokonferenz teilnehmenden Personen keine personenbezogenen
Daten beinhalten, als ausreichend angesehen.

c) Weitere Informationen zum Datenschutz der Microsoft Corporation und bei MS-Teams
Bitte beachten Sie den Datenschutzhinweis von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-
de/privacystatement dort unter dem Abschnitt „Onlinedienste für Unternehmen“;
sowie: https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy/customer-data-definitions
in Verbindung mit dem Microsoft DPA, abrufbar unter:
https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-
Addendum-DPA?lang=14

6.0 BEWERBUNGSVERFAHREN / BESCHÄFTIGTENDATEN

6.1.1 ZWECK DER VERARBEITUNG

Wie verarbeitet die Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG die Daten von Beschäftigten/Bewerber*innen?
Auf Ihre Person bezogene Daten werden grundsätzlich im Wege der Direkterhebung unmittelbar bei
Ihnen – bspw. im Rahmen des Bewerbungsprozesses – auf Grundlage von § 26 Absatz 1 BDSG in der
Fassung ab dem 25.5.2018 erhoben.
Darüber hinaus können wir Daten auch von Dritten (z.B. Jobbörsen wie Indeed, Stellenvermittlung)
erhalten haben.

Außerdem verarbeiten wir ggf. personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen
Quellen (z.B. beruflichen sozialen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben. Sollten wir Daten
aus solchen Quellen erheben, informieren wir Sie unverzüglich nach Art. 14 DS-GVO über den
Umstand der Datenerhebung und welchen Zwecke wir mit ihr verfolgen und wie wir Ihre Daten zu
verarbeiten gedenken.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten von Beschäftigten gehören insbesondere
Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit,
Personalnummer), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
sowie die Daten des gesamten Bewerbungsverfahrens (Anschreiben, Lebenslauf, (Arbeits-
)Zeugnisse, Qualifikationsnachweise).
Sofern Sie im Bewerbungsschreiben oder im Laufe des Bewerbungsverfahrens auch besondere
Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad einer
Behinderung) freiwillig mitgeteilt haben, findet eine Verarbeitung nur statt, wenn Sie hierin
eingewilligt haben.

6.1.2 RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG

Die Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG verarbeitet die personenbezogenen Beschäftigten- und
Bewerberdaten auf Grundlage und unter Beachtung der Europäischen Datenschutz-
Grundverordnung (EU DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren im
deutschen Arbeitsrecht maßgeblichen Vorschriften (z.B. AGG, BetrVG, SGB etc.).
Dabei dient die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
primär der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, insbesondere der Feststellung inwieweit eine
Eignung für die ausgeschriebene Position gegeben ist. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten ist
dabei für Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Die
vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG.
Bitte beachten Sie auch die Hinweise zum Einsatz von Videokonferenzsoftware, bspw. falls
Bewerbungsgespräche online geführt werden (s. unter Punkt 5.1.1 f.f.).

6.1.3 SPEICHERUNG DER DATEN

An die Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG übermittelte personenbezogene Bewerberdaten werden
gelöscht, sobald diese für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind; spätestens nach
6 Monaten. Dies gilt nicht, wenn Sie einer längeren Speicherdauer zugestimmt haben, die
Speicherung zu Beweiszwecken erforderlich ist, oder gesetzliche Regelungen einer Löschung
entgegenstehen. Zum Beispiel bewahren wir Ihre Bewerberdaten so lange auf, wie die Möglichkeit
besteht, dass Sie gegenüber der Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG rechtliche Ansprüche geltend
machen, z.B. wegen Verstoßes gegen Bestimmungen des AGG.
Führt Ihre Bewerbung hingegen zu einer Begründung eines Arbeitsvertragsverhältnisses mit Ihnen,
werden Ihre Daten für Zwecke der üblichen Verwaltungs- und Organisationsprozesse und zur
Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der geltenden rechtlichen
Vorschriften weiter gespeichert und genutzt.

6.1.4 BETROFFENERECHTE

Bewerber/innen wie auch Beschäftigten stehen – wie allen anderen Betroffenen – bei einer
Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG
selbstverständlich die Betroffenenrechte gemäß Art. 15 bis 22 DS-GVO zu. Details hierzu siehe oben
im unter Punkt 1.4 und 7.0 (Widerspruchsrecht).
Sie haben das Recht sich mit einer Beschwerde an den o.g. Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt
1.2) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden (vgl. oben Punkt 1.3).

6.1.5 EMPFÄNGER DER DATEN

Innerhalb der Gebr. Hartkopf GmbH & Co. KG erhalten nur die Personen und Stellen Ihre
personenbezogenen Daten, die jene für die Entscheidung über Ihre Anstellung und zur Erfüllung
unserer gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen benötigen.
Abweichend davon übermitteln wir Ihre personenbezogene Daten nur dann – bspw. an
Ermittlungsbehörden – wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

7.0 INFORMATION ÜBER IHR WIDERSPRUCHSRECHT NACH ARTIKEL 21 DATENSCHUTZ-
GRUNDVERORDNUNG (DS-GVO)

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen
die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1
Buchstabe e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe
f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch
einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr.
4 DS-GVO, ein Profiling findet nicht statt..

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es
sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre
Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung,
Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie
haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener
Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit
solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre
personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an den unter Punkt
1.1 aufgeführten Verantwortlichen.